Cách phân quyền cho nhân sự vào Base để làm việc đúng với các bảng được phân
Khi dùng Lark Base để quản lý dữ liệu nhóm, việc ai được xem gì, chỉnh sửa gì là cực kỳ quan trọng. Bài viết này hướng dẫn bạn thiết lập phân quyền đúng cách — từ cấp độ Base cho đến từng bảng (table) cụ thể — để mỗi nhân sự chỉ tiếp cận đúng phần việc của họ.
1. Hiểu cấu trúc phân quyền trong Lark Base
Lark Base có hai tầng phân quyền chính bạn cần nắm rõ trước khi bắt tay vào cài đặt:
- Quyền cấp Base: Kiểm soát ai được truy cập vào toàn bộ Base (tệp cơ sở dữ liệu). Đây là bước đầu tiên — nếu không có quyền cấp này, người dùng không thể vào Base.
- Quyền cấp Table (bảng): Sau khi đã vào được Base, bạn có thể giới hạn thêm — người này chỉ được thấy bảng A, người kia chỉ được thấy bảng B.
2. Các vai trò quyền hạn trong Lark Base
Lark Base cung cấp các mức quyền như sau:
| Vai trò | Xem dữ liệu | Thêm / Sửa / Xóa | Quản lý cấu trúc | Phân quyền người khác |
|---|---|---|---|---|
| Owner (Chủ sở hữu) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Full Access (Toàn quyền) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Can Edit (Chỉnh sửa) | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Can View (Chỉ xem) | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Với hầu hết nhân sự vận hành, bạn nên cấp Can Edit. Chỉ cấp Full Access cho quản lý hoặc người phụ trách hệ thống.
3. Cách cấp quyền vào Base
Mở Base và vào phần Share (Chia sẻ)
Ở góc trên bên phải giao diện Base, nhấn vào nút Share (biểu tượng chia sẻ hoặc chữ “Share”).
Thêm thành viên
Nhập tên hoặc email của nhân sự bạn muốn thêm vào. Nếu họ đã có trong tổ chức Lark, tên sẽ tự gợi ý.
Chọn vai trò phù hợp
Chọn quyền Can Edit hoặc Can View tùy theo công việc của họ. Tránh cấp Full Access đại trà.
Xác nhận và thông báo
Nhấn Confirm. Nhân sự sẽ nhận thông báo qua Lark và có thể truy cập Base ngay.
4. Phân quyền theo từng bảng (Table Permission)
Đây là tính năng mạnh nhất khi bạn có nhiều bảng trong một Base nhưng không muốn mọi người đều thấy hết. Ví dụ: bảng lương chỉ dành cho kế toán, bảng KPI chỉ dành cho quản lý.
Vào cài đặt bảng cần phân quyền
Nhấp chuột phải vào tên bảng (tab) ở thanh trên cùng, chọn Table Permission (Quyền truy cập bảng).
Bật chế độ phân quyền riêng cho bảng
Mặc định bảng sẽ kế thừa quyền của Base. Bật toggle Set custom permission để thiết lập riêng cho bảng này.
Thêm người hoặc nhóm và chọn quyền
Thêm từng thành viên hoặc cả một nhóm (department) và chọn mức quyền phù hợp: Can Edit hoặc Can View. Những ai không được thêm sẽ không thấy bảng này.
Lưu cài đặt
Nhấn Save. Quyền có hiệu lực ngay lập tức.
5. Phân quyền theo trường dữ liệu (Field Permission)
Ngoài bảng, Lark Base còn cho phép ẩn từng cột (field) với một số người dùng. Tính năng này hữu ích khi cùng một bảng nhưng một số cột chứa thông tin nhạy cảm.
- Nhấp vào tên cột → chọn Edit Field → tìm mục Field Permission.
- Chọn những ai được xem và ai được chỉnh sửa cột đó.
- Người không có quyền sẽ thấy cột bị ẩn hoặc hiển thị dấu khóa.
6. Gợi ý phân quyền theo từng vai trò phổ biến
| Vai trò nhân sự | Quyền Base | Quyền Table | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Quản lý / Leader | Full Access | Tất cả bảng | Xem toàn bộ dữ liệu |
| Nhân viên kinh doanh | Can Edit | Bảng khách hàng, deal | Không thấy bảng lương, KPI nội bộ |
| Kế toán | Can Edit | Bảng tài chính, thanh toán | Không thấy bảng vận hành |
| Nhân sự (HR) | Can Edit | Bảng nhân sự, onboarding | Không thấy bảng kinh doanh |
| Đối tác / Khách ngoài | Can View | Chỉ bảng được chỉ định | Dùng link chia sẻ có giới hạn |
Tổng kết
Phân quyền đúng trong Lark Base giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, giảm nhầm lẫn khi chỉnh sửa, và giúp mỗi nhân sự tập trung vào đúng phần việc của mình. Hãy bắt đầu từ quyền cấp Base, sau đó đi sâu vào từng bảng và từng cột khi cần thiết.
Nếu tổ chức của bạn có nhiều phòng ban, hãy ưu tiên dùng nhóm (group) thay vì thêm từng người — sẽ dễ quản lý hơn nhiều khi có nhân sự mới vào hoặc nghỉ việc.