Hướng dẫn sử dụng các View trên Lark Base
Một trong những điểm mạnh nhất của Lark Base là khả năng hiển thị cùng một dữ liệu theo nhiều góc nhìn khác nhau — gọi là View. Thay vì phải tạo nhiều bảng riêng lẻ, bạn chỉ cần một bộ dữ liệu duy nhất và chuyển đổi linh hoạt giữa các view tuỳ mục đích sử dụng. Bài viết này giới thiệu toàn bộ các loại view trong Lark Base và hướng dẫn cách dùng từng loại hiệu quả nhất.
1. View là gì và tại sao cần dùng?
View là cách bạn “nhìn vào” dữ liệu trong một bảng. Dù bạn đang dùng view nào, dữ liệu gốc vẫn là một — mọi thay đổi trên bất kỳ view nào đều được cập nhật đồng bộ vào bảng chính.
Lợi ích chính của việc dùng nhiều view:
- Mỗi phòng ban hoặc vai trò có thể có view riêng phù hợp với công việc của họ.
- Lọc, sắp xếp, ẩn cột theo từng view mà không ảnh hưởng đến người khác.
- Hiển thị dữ liệu trực quan hơn tùy ngữ cảnh: dạng lịch, kanban, timeline…
2. Cách tạo View mới
Mở bảng cần tạo view
Vào Lark Base, chọn bảng (table) bạn muốn làm việc.
Nhấn vào nút Add View
Ở thanh view phía trên bên trái (ngay dưới tên bảng), nhấn + Add View hoặc biểu tượng dấu cộng.
Chọn loại view
Một menu sổ ra với các loại view có sẵn. Chọn loại phù hợp với nhu cầu của bạn.
Đặt tên và cấu hình
Đặt tên rõ ràng cho view (ví dụ: “KPI tháng 6 – Sales”), sau đó thiết lập bộ lọc, sắp xếp, nhóm nếu cần.
3. Các loại View trong Lark Base
📋 Grid View Mặc định
Dạng bảng tính truyền thống — hiển thị dữ liệu theo hàng và cột, giống Excel. Đây là view mặc định khi bạn tạo bảng mới.
Phù hợp nhất khi:
- Nhập liệu, chỉnh sửa số lượng lớn dữ liệu.
- Cần xem nhiều trường cùng lúc.
- Làm việc với dữ liệu dạng số, text, ngày tháng.
Tính năng nổi bật: Lọc nhanh, sắp xếp đa cấp, ẩn/hiện cột, đóng băng cột (freeze), tô màu hàng theo điều kiện.
🗂️ Gallery View
Dạng thẻ hình ảnh — hiển thị mỗi bản ghi dưới dạng một card với ảnh thumbnail nổi bật ở trên.
Phù hợp nhất khi:
- Quản lý sản phẩm, danh mục có hình ảnh.
- Portfolio, thư viện tài liệu, hồ sơ ứng viên.
- Cần duyệt nhanh bằng mắt thay vì đọc từng dòng.
Tính năng nổi bật: Chọn trường ảnh hiển thị, tuỳ chỉnh các trường hiện trên card, thay đổi kích thước card.
📌 Kanban View
Dạng cột trạng thái — chia dữ liệu thành các cột theo một trường lựa chọn (thường là trạng thái hoặc giai đoạn), cho phép kéo thả bản ghi giữa các cột.
Phù hợp nhất khi:
- Quản lý tiến độ công việc, dự án theo giai đoạn.
- Theo dõi pipeline bán hàng (Tiềm năng → Đang đàm phán → Chốt deal).
- Quản lý yêu cầu hỗ trợ, ticket nội bộ.
Tính năng nổi bật: Kéo thả card giữa cột, giới hạn số lượng card mỗi cột (WIP limit), tô màu theo điều kiện.
📅 Calendar View
Dạng lịch — hiển thị các bản ghi có trường ngày tháng lên lịch theo tuần hoặc tháng.
Phù hợp nhất khi:
- Lên lịch công việc, sự kiện, deadline.
- Theo dõi lịch đăng bài, lịch họp, lịch giao hàng.
- Quản lý kế hoạch nhân sự, ca làm việc.
Tính năng nổi bật: Xem theo ngày/tuần/tháng, kéo thả để thay đổi ngày, màu sắc theo nhóm.
📊 Gantt View
Dạng sơ đồ tiến độ — hiển thị các công việc theo trục thời gian, thể hiện thời điểm bắt đầu, kết thúc và thời lượng của mỗi hạng mục.
Phù hợp nhất khi:
- Quản lý dự án có nhiều giai đoạn phụ thuộc nhau.
- Lập kế hoạch sprint, roadmap sản phẩm.
- Cần nhìn tổng quan tiến độ toàn dự án trên một màn hình.
Tính năng nổi bật: Kéo thả để điều chỉnh thời gian, thiết lập quan hệ phụ thuộc giữa các task, hiển thị % hoàn thành.
📁 Form View
Dạng biểu mẫu nhập liệu — tạo form thu thập dữ liệu từ người khác, kết quả điền vào form được lưu thẳng vào bảng.
Phù hợp nhất khi:
- Thu thập phản hồi khách hàng, khảo sát nội bộ.
- Nhận đơn đặt hàng, đăng ký sự kiện.
- Onboarding nhân viên mới (điền thông tin cá nhân).
Tính năng nổi bật: Chia sẻ link form công khai, tuỳ chỉnh câu hỏi bắt buộc, thêm logic hiện/ẩn câu hỏi theo điều kiện.
📈 Chart View
Dạng biểu đồ thống kê — tự động tổng hợp và trực quan hoá dữ liệu từ bảng dưới dạng biểu đồ cột, đường, tròn, thanh…
Phù hợp nhất khi:
- Báo cáo doanh thu, KPI hàng tháng.
- Phân tích phân bổ nguồn lực, trạng thái dự án.
- Tạo dashboard nhanh từ dữ liệu có sẵn.
Tính năng nổi bật: Chọn loại biểu đồ, cấu hình trục X/Y, nhóm theo trường, lọc dữ liệu hiển thị.
4. Bảng tóm tắt — Dùng view nào cho đúng?
| Nhu cầu | View nên dùng |
|---|---|
| Nhập liệu, chỉnh sửa hàng loạt | Grid View |
| Quản lý sản phẩm / hồ sơ có hình ảnh | Gallery View |
| Theo dõi tiến độ công việc theo trạng thái | Kanban View |
| Lên lịch, đặt deadline theo ngày | Calendar View |
| Quản lý dự án nhiều giai đoạn | Gantt View |
| Thu thập dữ liệu từ bên ngoài | Form View |
| Báo cáo, thống kê, dashboard | Chart View |
5. Tuỳ chỉnh View — Filter, Sort, Group và Hide
Dù dùng view nào, bạn đều có thể cấu hình thêm bốn công cụ sau để hiển thị đúng dữ liệu cần thiết:
🔍 Filter (Lọc)
Chỉ hiển thị các bản ghi thoả điều kiện bạn đặt ra. Ví dụ: chỉ hiện các deal có trạng thái “Đang đàm phán” và doanh thu trên 10 triệu. Bạn có thể đặt nhiều điều kiện lọc kết hợp AND / OR.
↕️ Sort (Sắp xếp)
Sắp xếp dữ liệu theo một hoặc nhiều trường. Ví dụ: sắp xếp theo ngày deadline tăng dần, sau đó theo mức độ ưu tiên giảm dần.
📦 Group (Nhóm)
Gộp các bản ghi theo một trường chung. Ví dụ: nhóm tất cả task theo người phụ trách, hoặc nhóm đơn hàng theo tháng. Rất hữu ích trong Grid và Kanban view.
👁️ Hide Fields (Ẩn cột)
Ẩn các cột không cần thiết trong view hiện tại mà không xoá dữ liệu. Mỗi view có cài đặt ẩn/hiện cột độc lập — ẩn trong view này không ảnh hưởng view khác.
6. Chia sẻ View với người khác
Bạn có thể chia sẻ một view cụ thể dưới dạng link công khai mà không cần cấp quyền vào cả Base. Người nhận chỉ thấy dữ liệu theo bộ lọc của view đó.
Vào view cần chia sẻ
Chuyển sang view bạn muốn chia sẻ (đảm bảo bộ lọc đã cài đúng).
Nhấn Share View
Ở góc trên bên phải, nhấn nút Share → chọn Share current view.
Chọn chế độ truy cập và sao chép link
Chọn Anyone with link can view nếu muốn chia sẻ rộng, hoặc Only invited members nếu muốn kiểm soát. Sao chép link và gửi cho người cần xem.
Tổng kết
Lark Base cung cấp đầy đủ các loại view để bạn làm việc hiệu quả với mọi loại dữ liệu — từ bảng tính đơn giản đến kanban quản lý dự án, lịch deadline hay biểu đồ báo cáo. Điểm mấu chốt là tất cả đều dùng chung một nguồn dữ liệu, nên không bao giờ bị lệch hay trùng lặp.
Hãy bắt đầu bằng Grid View để nhập dữ liệu, sau đó tạo thêm Kanban hoặc Calendar để theo dõi tiến độ — bạn sẽ thấy ngay sự khác biệt trong cách quản lý công việc hàng ngày.