Quản Lý Công Ty Xây Dựng Nhỏ: 8 Việc Kiểm Soát Tiến Độ, Chi Phí Và Đội Thợ Để Làm Xong Còn Lãi

Quản lý công ty xây dựng nhỏ khó ở chỗ này: bạn nhận bốn năm công trình một lúc, công nhân vẫn ra vào đều, khách vẫn khen công trình đẹp, nhưng đến cuối năm mở sổ ra thì tiền không còn. Không phải vì bạn làm ít việc. Mà vì tiền thất thoát ở những chỗ không ai ghi lại: vật tư rơi vãi, thợ làm lại hạng mục, nghiệm thu chậm nên chủ nhà giữ tiền, báo giá quên mất chi phí vận chuyển và máy móc. Bài này đưa bạn tám việc cụ thể để siết lại, từ bóc tách chi phí trước khi báo giá cho tới bốn chỉ số phải nhìn theo từng công trình. Làm đủ, bạn sẽ biết công trình nào đang lãi, công trình nào đang ăn vào tiền của công trình khác.

Vì sao nhà thầu nhỏ làm nhiều công trình mà vẫn không có tiền

Câu hỏi “làm xây dựng sao vẫn lỗ” nghe tưởng vô lý, nhưng nó là câu hỏi thật của phần lớn chủ thầu dưới hai mươi người. Lý do gốc không nằm ở giá vật tư hay ở việc khách khó tính. Nó nằm ở chỗ bạn đang quản lý công ty xây dựng bằng cảm giác, trong khi nghề này là nghề của con số và mốc thời gian.

Có bốn lỗ rò quen mặt. Thứ nhất, báo giá theo kinh nghiệm cũ mà không bóc tách lại, nên thiếu hẳn những khoản như vận chuyển, thuê máy, điện nước thi công, chi phí làm lại, lãi vay vốn lưu động. Thứ hai, không có mốc nghiệm thu rõ ràng nên không có cơ sở đòi tiền, dòng tiền bị chủ nhà giữ hợp pháp. Thứ ba, khoán việc miệng với thợ, đến lúc tranh chấp thì bạn luôn là người trả thêm. Thứ tư, vật tư nhập về công trình không ai đối chiếu, hao hụt mười phần trăm là bình thường mà chẳng ai thấy.

Một chủ thầu tôi làm việc cùng ở Bình Định, nhận bảy công trình nhà phố trong năm, doanh thu khoảng chín tỷ. Anh tin mình lãi tốt vì tài khoản lúc nào cũng có tiền. Khi ngồi bóc tách lại từng công trình theo cách tôi sẽ trình bày dưới đây, kết quả là ba công trình lãi, hai công trình hoà, hai công trình lỗ nặng do phát sinh phần hoàn thiện và chi phí nhân công kéo dài. Tiền trong tài khoản là tiền tạm ứng của công trình mới, dùng để bù cho công trình cũ. Đó không phải lãi, đó là vay vòng.

Nói thẳng ra, muốn hết lỗ thì phải tách bạch từng công trình thành một đơn vị kinh doanh riêng. Mỗi công trình có doanh thu riêng, chi phí riêng, tiến độ riêng, kết quả riêng. Không gộp. Đây là nền móng của mọi quy trình quản lý công ty xây dựng mà tôi sẽ nói tiếp.

Bóc tách chi phí trước khi báo giá, bởi vì lãi hay lỗ quyết định ngay ở bước này

Nhiều chủ thầu nghĩ lãi sinh ra ở công trường. Thật ra nó sinh ra trên bảng báo giá. Khi bạn ký một con số thiếu mười phần trăm chi phí, không có người thợ giỏi nào cứu được bạn ở ngoài kia.

Một bảng bóc tách đúng cho nhà thầu nhỏ cần đủ bảy nhóm:

• Vật tư chính: sắt, xi măng, cát đá, gạch, bê tông thương phẩm, tính theo khối lượng bóc từ bản vẽ, không tính theo ước lượng.
• Vật tư phụ và hoàn thiện: dây điện, ống nước, thiết bị vệ sinh, sơn, keo, phụ kiện. Đây là nhóm hay vỡ nhất vì khách đổi ý liên tục.
• Nhân công theo từng hạng mục: phần thô, xây tô, điện nước, ốp lát, sơn bả, trần thạch cao.
• Máy móc và thiết bị thi công: giàn giáo, máy trộn, máy cắt, cốp pha, cẩu, xe vận chuyển.
• Chi phí công trường: điện nước thi công, lán trại, bảo hộ, dọn dẹp, phế thải.
• Chi phí quản lý phân bổ: lương chỉ huy trưởng, giám sát, kế toán, xe đi lại, điện thoại.
• Dự phòng rủi ro và lãi vay: tối thiểu năm đến tám phần trăm cho phát sinh và chi phí vốn, vì bạn luôn ứng tiền trước khách.

Thiếu hai nhóm cuối là lỗi phổ biến nhất. Chủ thầu nhỏ thường quên rằng mình đang cho khách vay vốn không lãi suốt ba tới sáu tháng, và quên rằng tiền lương của chính mình cũng là chi phí. Nếu bạn muốn hiểu sâu phần tiền ứng ra trước này ảnh hưởng thế nào tới sức khoẻ công ty, hãy đọc thêm bài quản lý dòng tiền doanh nghiệp, nguyên lý ở đó áp thẳng vào nghề thầu.

Quy tắc nghiệm thu bảng bóc tách rất đơn giản: so lại giá đã làm của ba công trình gần nhất cùng loại. Nếu đơn giá mới thấp hơn thực chi cũ mà bạn không giải thích được vì sao, đó là báo giá hỏng. Đừng ký.

Quản tiến độ theo mốc nghiệm thu, không theo cảm giác

Bạn hỏi thợ “sắp xong chưa”, thợ trả lời “gần xong rồi anh”. Câu trả lời đó không mang thông tin nào. Quản lý công trình phải dựa trên mốc có thể nhìn thấy, đo được, và gắn với một lần ký nghiệm thu.

Với nhà phố hoặc nhà dân, tôi thường chia bảy mốc: móng và hầm, phần thô từng tầng, mái, xây tô, điện nước âm, hoàn thiện ốp lát và sơn, bàn giao. Mỗi mốc có ba thông tin bắt buộc: ngày bắt đầu kế hoạch, ngày hoàn thành kế hoạch, điều kiện để coi là xong. Điều kiện phải cụ thể tới mức người ngoài đọc cũng xác nhận được. Ví dụ “xong phần thô tầng hai” không đủ; phải là “đổ xong sàn tầng hai, tháo cốp pha, dọn sạch sàn, có ảnh chụp và biên bản ký của giám sát”.

Theo khung quản lý dự án quốc tế của Project Management Institute, một mốc chỉ có giá trị khi nó có tiêu chí hoàn thành có thể kiểm chứng. Nghề xây dựng ở ta hay bỏ phần tiêu chí này, nên mốc trở thành lời hứa, và lời hứa thì trượt.

Mỗi tuần một lần, bạn ngồi với chỉ huy trưởng rà đúng ba câu hỏi. Mốc nào đang trễ so với kế hoạch. Trễ vì vật tư, vì thợ, vì thời tiết, hay vì khách chưa chọn mẫu. Việc gì phải làm trong bảy ngày tới để kéo lại. Ghi lại ba câu trả lời đó vào một trang giấy, chụp lại, gửi vào nhóm. Chỉ cần làm đều đặn ba tháng, bạn sẽ thấy trễ tiến độ giảm rõ, vì ai cũng biết thứ Hai tuần sau sẽ bị hỏi lại.

Nguyên nhân trễ hay bị gọi sai tên

Chủ thầu hay quy hết cho thợ chậm. Nhưng khi ghi nguyên nhân có hệ thống, hai nguyên nhân dẫn đầu thường là khách chậm quyết định phần hoàn thiện, và vật tư về không khớp thời điểm. Hai nguyên nhân này thuộc về bạn, không thuộc về thợ. Gọi đúng tên mới sửa được.

Quản đội thợ và khoán việc, vâng, phải có giấy

Đây là chỗ mất tiền im lặng nhất. Thợ làm theo lời nói, bạn trả theo lời nói, và mỗi lần tranh luận bạn đều mất thêm. Quản lý công ty xây dựng ở quy mô nhỏ bắt buộc phải chuyển từ thoả thuận miệng sang phiếu khoán việc, dù chỉ là một trang A4.

Phiếu khoán việc cần có: tên hạng mục, khối lượng, đơn giá khoán, thời gian hoàn thành, tiêu chuẩn chất lượng được coi là đạt, điều kiện thanh toán, và quy định ai trả tiền khi phải làm lại. Riêng dòng cuối đáng giá bằng cả phiếu. Nếu không viết trước, mọi lần đập ra làm lại đều do bạn trả.

Về cách khoán, có ba kiểu và đừng trộn lẫn. Khoán theo khối lượng dùng cho việc đo được như xây, tô, ốp lát, phù hợp nhất vì lợi ích hai bên cùng hướng. Khoán gọn hạng mục dùng cho điện nước, trần, cửa, nhưng phải kèm bản vẽ và danh mục thiết bị, không thì phát sinh vô tận. Thuê theo ngày chỉ dùng cho việc lặt vặt không đo được, và phải giới hạn số ngày, vì làm theo ngày thì không ai có động lực xong sớm.

Với tổ trưởng, hãy giao thêm trách nhiệm chứ không chỉ giao việc. Tổ trưởng chịu trách nhiệm về khối lượng báo lên đúng thực tế, về an toàn của tổ, về việc dọn sạch chỗ làm. Gắn một phần tiền vào ba điều đó. Người thợ giỏi không ngại bị đo, họ chỉ ngại bị đo không công bằng.

Bạn muốn dựng lại toàn bộ cách giao việc, đo việc và trả tiền cho đội thợ thành một hệ chạy được mà không cần bạn đứng công trường cả ngày? Hãy xem hệ thống vận hành doanh nghiệp để lấy khung quy trình và biểu mẫu áp vào công ty xây dựng của bạn.

Quản vật tư tại công trình, chỗ mười phần trăm bốc hơi

Hao hụt vật tư là khoản lỗ không ai nhìn thấy, vì nó không nằm ở một hoá đơn nào cả. Nó nằm ở chênh lệch giữa khối lượng bạn mua và khối lượng thực sự nằm trong công trình.

Cách siết gọn nhất gồm bốn bước. Một, mọi lần vật tư về công trình phải có phiếu nhập, ghi loại, số lượng, ngày, ai nhận, và có ảnh chụp xe hàng. Hai, mỗi tuần đối chiếu khối lượng nhập với khối lượng đã thi công theo nghiệm thu, lệch quá năm phần trăm thì phải truy ngay trong tuần đó, đừng để tới cuối công trình. Ba, vật tư giá trị cao như thiết bị vệ sinh, cửa, thiết bị điện phải có chỗ khoá và một người duy nhất giữ chìa. Bốn, vật tư thừa cuối mỗi mốc phải kiểm kê và chuyển về kho hoặc chuyển sang công trình khác có ghi phiếu, không để tự nhiên biến mất.

Riêng với sắt và bê tông, hãy đặt mua theo khối lượng bóc tách từng đợt thay vì mua gộp. Mua gộp thì rẻ hơn vài phần trăm trên giấy, nhưng đổi lại là tiền chôn ở công trường và hao hụt khó kiểm. Trong quản lý công trình, tiền chôn và tiền mất gần như là một.

Chủ thầu ở Bình Định tôi kể phía trên, sau khi áp phiếu nhập và đối chiếu tuần cho hai công trình, đã kéo hao hụt vật tư từ khoảng chín phần trăm xuống còn khoảng bốn phần trăm trong vòng hai tháng. Không phải nhờ công cụ gì phức tạp, chỉ nhờ một quyển sổ và việc đối chiếu đều mỗi thứ Sáu. Cần nói rõ, con số này là của một đơn vị cụ thể, nếu bạn làm đúng và kiên trì thì có cải thiện, nhưng mức cải thiện sẽ khác nhau theo quy mô và loại công trình.

Dòng tiền theo giai đoạn thanh toán, nhưng phải gắn với nghiệm thu

Nhà thầu nhỏ chết vì dòng tiền nhiều hơn chết vì lỗ. Bạn có thể lãi trên giấy mà vẫn phải vay nóng để trả lương thợ, vì tiền ra trước tiền vào.

Nguyên tắc thiết kế lịch thanh toán: mỗi đợt thanh toán phải đứng sau một mốc nghiệm thu, và tổng tiền đã nhận ở mỗi thời điểm phải lớn hơn hoặc bằng chi phí đã bỏ ra tới thời điểm đó. Nếu lịch thanh toán của hợp đồng không thoả điều kiện thứ hai, bạn đang nhận một hợp đồng mà mình phải tài trợ vốn, và phải tính lãi vay vào giá.

Một lịch thường dùng cho nhà phố: tạm ứng mười lăm đến hai mươi phần trăm khi ký và tập kết, hai mươi lăm phần trăm khi xong móng, hai mươi lăm phần trăm khi xong phần thô và mái, hai mươi phần trăm khi xong xây tô và điện nước âm, phần còn lại khi bàn giao, giữ lại ba đến năm phần trăm bảo hành. Tỷ lệ cụ thể thay đổi theo thương lượng, nhưng cấu trúc phải giữ: nghiệm thu xong mới có cơ sở đòi tiền.

Hai việc kỷ luật kèm theo. Thứ nhất, gửi hồ sơ nghiệm thu và đề nghị thanh toán ngay trong hai ngày sau khi mốc hoàn thành, đừng gộp nhiều mốc rồi gửi một lần. Thứ hai, theo dõi một bảng duy nhất: tiền đã nhận, chi phí đã chi, chênh lệch, theo từng công trình, cập nhật mỗi tuần. Bảng đó cho bạn biết công trình nào đang nuôi công ty và công trình nào đang hút tiền của công trình khác.

Hồ sơ nghiệm thu và bảo hành, đúng vậy, đây cũng là tiền

Hồ sơ không phải giấy tờ hành chính. Hồ sơ là chứng cứ để bạn đòi tiền và để bạn không phải sửa miễn phí những thứ không do mình gây ra.

Bộ hồ sơ tối thiểu cho mỗi công trình nhà dân gồm: hợp đồng và các phụ lục phát sinh có ký, bản vẽ thi công phiên bản cuối, biên bản nghiệm thu từng mốc, phiếu nhập vật tư và chứng từ xuất xứ của thiết bị chính, ảnh chụp các hạng mục bị che kín như thép trước khi đổ bê tông và đường ống trước khi tô, biên bản bàn giao, và phiếu bảo hành ghi rõ phạm vi và thời hạn.

Riêng ảnh hạng mục che kín, hãy coi đó là việc bắt buộc của giám sát, không phải việc tuỳ hứng. Sau này nhà nứt, nước rò, thấm tường, bộ ảnh đó quyết định bạn mất bao nhiêu tiền. Tôi đã thấy nhà thầu phải đập cả mảng tường để chứng minh mình đi ống đúng, chỉ vì không có ảnh.

Phiếu bảo hành cần ghi rõ cái gì không thuộc bảo hành: hư hỏng do khách tự sửa, do đồ khách tự mua, do sử dụng sai, do thiên tai. Viết trước thì nhẹ nhàng, không viết thì mỗi cuộc gọi bảo hành là một cuộc tranh luận.

Bốn chỉ số chủ thầu phải nhìn theo từng công trình

Quản lý công trình cần những gì, câu trả lời gọn nhất là bốn con số, cập nhật mỗi tuần, cho từng công trình riêng biệt. Không cần phần mềm, một bảng tính là đủ.

• Tỷ lệ hoàn thành theo mốc nghiệm thu: số mốc đã nghiệm thu chia tổng số mốc, so với kế hoạch cùng thời điểm. Cho biết bạn đang trễ hay đúng hạn.
• Chi phí thực tế so với chi phí bóc tách, theo từng nhóm: cho biết nhóm nào đang vượt. Thường vượt ở nhân công và vật tư hoàn thiện.
• Chênh lệch tiền vào trừ tiền ra tới thời điểm hiện tại: cho biết công trình này đang tự nuôi mình hay đang vay từ công trình khác.
• Chi phí làm lại: tổng tiền vật tư và nhân công của các hạng mục phải sửa, đập, làm lại. Đây là chỉ số chất lượng trung thực nhất, và là chỉ số dễ giảm nhanh nhất khi bạn siết nghiệm thu từng mốc.

Mỗi tháng, xếp các công trình theo chỉ số thứ hai và thứ tư. Công trình đứng cuối bảng là nơi bạn phải tới, không phải công trình đang êm. Chủ thầu thường dành thời gian cho công trình dễ chịu và tránh công trình khó, trong khi tiền thất thoát nằm đúng ở chỗ khó.

Thứ tự triển khai trong ba mươi ngày

Đừng làm cả tám việc cùng lúc. Tuần một, lập bảng mốc nghiệm thu cho mọi công trình đang chạy. Tuần hai, áp phiếu nhập vật tư và đối chiếu thứ Sáu. Tuần ba, chuyển mọi thoả thuận với thợ sang phiếu khoán việc. Tuần bốn, dựng bảng bốn chỉ số và họp rà một lần. Làm theo thứ tự này, bạn thấy kết quả ngay ở tuần hai, và có đà để đi hết.

Kết luận

Bước đầu tiên của bạn không phải là mua phần mềm, mà là ngồi lại tách từng công trình thành một đơn vị kinh doanh riêng, rồi lập bảng mốc nghiệm thu. Chỉ việc đó thôi đã trả lời được câu hỏi vì sao làm nhiều mà không có tiền. Làm xong, bạn đi tiếp sang phiếu khoán việc với đội thợ, phiếu nhập vật tư, và lịch thanh toán gắn với nghiệm thu. Bốn con số mỗi tuần sẽ thay chỗ cho cảm giác, và bạn sẽ biết mình đang ở đâu trước khi công trình kết thúc.

Nghề thầu không thiếu việc, chỉ thiếu con số. Đo được thì giữ được, giữ được thì lớn được.

Bạn muốn áp khung quy trình, biểu mẫu và chỉ số này vào công ty mình một cách bài bản? Hãy xem hệ thống vận hành doanh nghiệp dành cho chủ thầu và bắt đầu từ bảng mốc nghiệm thu tuần này.

Nội dung mang tính chia sẻ kinh nghiệm quản lý và tham khảo, không phải lời khuyên đầu tư hay tài chính cá nhân. Các con số nêu trong bài là của trường hợp cụ thể, kết quả thực tế thay đổi theo quy mô, loại công trình và cách triển khai. Hãy cân nhắc tình huống của bạn trước khi quyết định.

---