Rủi Ro Khi Mở Studio: 7 Cái Bẫy Người Khởi Nghiệp Chụp Ảnh Hay Vấp

Rủi Ro Khi Mở Studio: 7 Cái Bẫy Người Khởi Nghiệp Chụp Ảnh Hay Vấp

Rủi ro khi mở studio hiếm khi đến từ chuyện chụp không đẹp. Nó đến từ những chỗ người mới không nhìn thấy: hợp đồng thuê mặt bằng ký quá dài, dòng tiền âm giữa hai mùa cưới, thợ giỏi nghỉ việc mang theo khách, và cái bẫy lớn nhất là chủ giỏi tay nghề nhưng không biết vận hành. Bài viết này liệt kê 7 rủi ro khi mở studio hay gặp nhất và cách chặn từng cái ngay từ giai đoạn chuẩn bị.

Tôi viết từ trải nghiệm trực tiếp vận hành studio ảnh trước khi chuyển sang huấn luyện chủ doanh nghiệp, và từ những cuộc ngồi gỡ rối với nhiều chủ studio đang kẹt đúng các nút bên dưới.

Studio là nghề gì, và vì sao nó dễ nhầm?

Trước khi nói rủi ro, cần gọi đúng tên nghề. Studio là một cơ sở kinh doanh dịch vụ hình ảnh: chụp, quay, trang điểm, cho thuê trang phục, hậu kỳ và in ấn. Nghĩa là nó vừa có phần sáng tạo, vừa có phần sản xuất, vừa có phần bán lẻ.

Chỗ dễ nhầm nằm ở đây. Người ta bước vào nghề bằng cửa sáng tạo, nhưng sống hay chết lại nằm ở cửa sản xuất và bán lẻ. Bạn có thể chụp đẹp hơn đối thủ hai bậc mà vẫn đóng cửa trước họ, nếu lịch chụp trống, hậu kỳ dồn và thu chi lẫn lộn.

Rủi ro khi mở studio thứ nhất: ký mặt bằng trước khi biết mình cần bao nhiêu đơn

Đây là rủi ro tốn tiền nhất và cũng khó sửa nhất, vì hợp đồng thuê thường ràng buộc nhiều năm và tiền cọc khó lấy lại.

Trình tự đúng là ngược lại: tính chi phí cố định hằng tháng trước, chia cho lãi gộp trung bình một đơn, ra số đơn tối thiểu để hòa vốn. Nhìn con số đó rồi mới hỏi mình có chốt nổi từng ấy đơn mỗi tháng không. Nếu không, hãy giảm quy mô mặt bằng, chứ đừng hy vọng doanh thu sẽ tự lớn lên cho vừa với tiền thuê.

Cách chặn: giai đoạn đầu ưu tiên mặt bằng nhỏ, hợp đồng ngắn, có điều khoản gia hạn. Đổi diện tích lấy thời gian thử nghiệm.

Rủi ro 2: Không có vốn lưu động, chỉ có vốn đầu tư

Rất nhiều người tính đủ tiền sửa mặt bằng, mua máy, làm phim trường, rồi khai trương với tài khoản gần cạn.

Ngành ảnh có mùa rõ rệt. Mùa cưới đông nghẹt, những tháng thấp điểm có thể vắng hẳn. Studio không chết vì tháng đông, nó chết vì không đi qua nổi tháng vắng. Tiền thuê vẫn phải trả, lương vẫn phải phát, trong khi doanh thu tụt.

Cách chặn: tách bạch hai túi tiền ngay từ đầu. Túi đầu tư để mua tài sản. Túi lưu động để nuôi chi phí cố định qua giai đoạn chưa ổn định. Nếu gộp hai túi, bạn sẽ tiêu vốn lưu động vào cái đèn đẹp hơn, rồi trả giá vào tháng thứ tư.

Rủi ro 3: Nhận đơn vượt năng lực hậu kỳ

Mùa cao điểm, chốt được đơn nào mừng đơn đó. Rồi ảnh dồn lại. Khách cưới đợi ba tuần chưa thấy album, nhắn tin hỏi lần thứ tư.

Giao ảnh trễ là nguyên nhân số một khiến khách không giới thiệu bạn cho người khác, kể cả khi ảnh rất đẹp. Mà truyền miệng lại là kênh mang khách rẻ nhất của ngành này. Trễ một mùa, bạn mất luôn nguồn khách của mùa sau.

Cách chặn: biết rõ năng lực hậu kỳ mỗi tuần là bao nhiêu bộ, rồi khóa số đơn nhận theo con số đó. Thà từ chối một đơn còn hơn làm hỏng năm đơn. Muốn nhận nhiều hơn thì phải tăng năng lực trước, không phải nhận trước rồi tính sau.

Rủi ro 4: Thợ giỏi nghỉ việc và mang theo khách

Trong nghề dịch vụ dựa vào tay nghề cá nhân, khách thường gắn với người chụp chứ không gắn với thương hiệu. Thợ cứng đi ra mở riêng, khách quen đi theo.

Đây là rủi ro khi mở studio mà hầu như chủ nào cũng gặp ít nhất một lần. Không thể chặn hoàn toàn, nhưng có thể giảm mạnh.

Cách chặn:

• Dữ liệu khách phải nằm trong hệ thống của studio, không nằm trong điện thoại riêng của thợ
• Xây trải nghiệm khách hàng theo quy trình chung, để cái khách nhớ là cách studio phục vụ chứ không chỉ là một cá nhân
• Có lộ trình thu nhập và phát triển rõ ràng cho thợ giỏi, để họ thấy ở lại có đường đi lên
• Đào tạo chéo, đừng để một vị trí chỉ một người làm được

Rủi ro 5: Tiền cá nhân và tiền studio đi chung một túi

Khi hai dòng tiền lẫn nhau, bạn mất khả năng nhìn thấy sự thật. Tháng nào tài khoản còn tiền thì tưởng đang lãi, hết tiền thì tưởng đang lỗ, trong khi con số thật hoàn toàn khác.

Hệ quả nặng hơn là bạn không biết giá bán của mình đã đủ bù chi phí chưa, nên cứ giảm giá để giành khách, càng bán càng đuối.

Cách chặn: mở tài khoản riêng cho studio ngay ngày đầu. Chủ tự trả lương cho mình một mức cố định, phần còn lại để trong doanh nghiệp. Ghi thu chi hằng ngày, không dồn cuối tháng.

Xem Template CRM Studio để tách bạch lịch chụp, công nợ và dòng tiền ngay từ đầu

Rủi ro 6: Cạnh tranh bằng giá

Khi chưa rõ mình khác biệt ở đâu, phản xạ tự nhiên là giảm giá. Studio mới mở càng dễ rơi vào bẫy này vì cần khách gấp.

Vấn đề là giá là thứ đối thủ sao chép trong một ngày, còn bạn thì phải sống với mức giá đó rất lâu. Khách đến vì rẻ cũng sẽ rời đi vì chỗ khác rẻ hơn, và nhóm khách này thường đòi hỏi nhiều nhất.

Cách chặn: chọn một ngách hẹp và làm sâu. Thay vì chụp mọi thể loại với giá thấp, hãy trở thành nơi được nhắc tên đầu tiên cho một loại ảnh cụ thể trong khu vực của bạn. Giá đi theo mức độ được nhớ, không đi theo mức độ rẻ.

Rủi ro 7: Chủ là nút thắt của mọi việc

Chủ vừa chụp, vừa tư vấn khách, vừa hậu kỳ, vừa trả lời tin nhắn, vừa đi mua đạo cụ. Studio chạy được ngày nào chủ có mặt ngày đó.

Mô hình này không sai ở giai đoạn đầu, nhưng nó có trần. Trần đó chính là số giờ trong ngày của bạn. Và nó nguy hiểm ở chỗ chỉ cần bạn ốm một tuần là mọi thứ đứng lại.

Cách chặn: mỗi tháng lấy một việc bạn đang làm, viết nó thành quy trình, rồi giao cho người khác. Bắt đầu từ việc lặp lại nhiều nhất và ít cần tay nghề nhất, thường là trả lời tin nhắn và đặt lịch. Chậm mà chắc, sau một năm bạn có một studio chạy được khi vắng bạn.

Trước khi mở studio, hãy trả lời ba câu này

Nếu chỉ nhớ được một phần của bài, hãy nhớ ba câu hỏi sau. Chưa trả lời được thì chưa nên ký hợp đồng thuê mặt bằng.

• Mỗi tháng tôi cần bao nhiêu đơn để hòa vốn, và tôi có cơ sở nào tin mình chốt được từng ấy?
• Nếu ba tháng liền vắng khách, tôi lấy tiền đâu trả mặt bằng và lương?
• Nếu thợ giỏi nhất nghỉ vào tuần sau, studio còn chạy được không?

Nếu muốn đi từng bước có thứ tự, bạn có thể đọc tiếp bài lập kế hoạch kinh doanh studio chụp ảnh cho người mới bắt đầu, trong đó có bảng chi phí để bạn tự điền số của mình. Về nguyên tắc quản trị rủi ro nói chung, bạn cũng có thể tham khảo hướng dẫn dành cho doanh nghiệp nhỏ của U.S. Small Business Administration.

Kết luận

Bảy rủi ro khi mở studio kể trên đều có một điểm chung: chúng không nằm ở tay nghề, chúng nằm ở cách bạn tổ chức công việc và quản tiền. Tin tốt là cả bảy đều chặn được bằng những việc rất đời thường, làm trước khi mở cửa thì rẻ, làm sau khi vấp thì đắt.

Nghề ảnh sống bằng khoảnh khắc, nhưng studio sống bằng hệ thống. Chuẩn bị kỹ một tháng đỡ hơn chữa cháy một năm.

Muốn xây studio thành hệ thống chạy được khi bạn vắng mặt? Xem các chương trình huấn luyện vận hành doanh nghiệp tại đây

Bảy rủi ro nêu ở đây đến từ quan sát thực tế, không phải danh sách đầy đủ cho mọi studio. Hãy đối chiếu với ngành và quy mô của bạn trước khi quyết định.